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Modelo de delegación de tareas en tus Supervisados

delegación

Es indispensable diferenciar entre distribuir tareas y delegar. Entre las responsabilidades inherentes a un cargo de supervisor, se encuentra la de decidir y repartir la realización del trabajo de su equipo. La delegación comienza con la capacidad de maniobrar que se le da a un supervisado para llevar a cabo sus tareas. Este margen de maniobra define el grado de autonomía o de dependencia que supervisado tiene para ejecutar la tarea y puede entrar fácilmente en una de estas cinco categorías:

  1. Se organiza o decide por sí mismo, sin consultar.
  2. Decide, ejecute y de inmediato informa.
  3. Decide, pero debe informar antes de actuar.
  4. Consulta y se decide con él.
  5. Actúa cumpliendo órdenes.

TIP: Un ejercicio muy útil para determinar el grado de autonomía que hoy tienen mis supervisados, consiste en listar, por un lado las tareas que ejecutan y por el otro, la categoría de autonomía – dependencia con lo que hacen.

Muchas veces el supervisor se queja por la actitud de espera, de pasividad, de falta de profesionalidad de sus supervisados, sin darse cuenta que como supervisor genera estos comportamientos a causa de su estilo de gestión. Existe un reforzamiento recíproco entre la conducta de intervención continua en lo que hace el supervisado y la vacilación y actitud de espera del supervisado.

Mientras más se interviene en las decisiones de los supervisados, más se apoyan ellos en estas intervenciones y más pasivos se vuelven, dando como resultado, la obligación de intervenir más a menudo.

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¿Qué es la Inteligencia Emocional?

inteligencia emocional

¿Qué son las emociones?

¡La chispa de la vida! Vivir significa sentir. Aunque lo cierto es que resulta complejo definir la palabra emoción, una palabra que guarda en sí misma la esencia fundamental del ser humano. Las emociones aportan información relacionada con el bienestar.

Leslie Greenberg, que ha escrito ampliamente sobre el tema, explica que la emoción aporta una información valiosísima que pone a la razón en perspectiva.

Nos relacionamos con el mundo a través de nuestras emociones. Sin ellas no existe posibilidad alguna de disfrutar de una vida plena.

Aunque vivamos de espaldas a ellas, en el fondo todos sabemos reconocer qué es una emoción, ya que la experimentamos físicamente debido a su intima relación con nuestra fisiología.

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Productividad para perezosos

Productividad para perezosos

El día de hoy quiero compartirles algunos fragmentos del libro de Productividad para perezosos de Borja Prieto, el cual me pareció una excelente herramienta para mejorar mi productividad con técnicas sencillas que de verdad pueden hacerse.

Y es que, si eres indisciplinado, si cambias de intereses cada dos por tres, si eres de los que olvidan citas, si trabajas muchas horas pero no sabes en qué se te va el tiempo, si tu idea de archivar un documento es echarlo en un cajón con otro montón de papeles… necesitas leer este libro sobre técnicas de productividad personal escrito para personas como tú.

Qué es la procrastinación, cómo convertirla en una herramienta productiva, distinguir entre deberes y metas, técnicas concretas para mejorar la productividad, herramientas… todo esto está en este libro, explicado de manera sencilla y asequible y basado en la práctica.

Dicho esto, vamos a algunos fragmentos del libro que puedes utilizar para mejorar tu productividad:

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Motivación: como impulsar a tu equipo de colaboradores

motivación

Motivación: Necesidades de Maslow

Motivación es la voluntad de actuar. El motivo (del latin “Motum”) es lo que mueve o tiene la capacidad de mover. Así, motivar (también de “Movere”) es en un gran sentido, dar razones que puedan mover a alguien a hacer o dejar de hacer algo.

En una época se suponía que la motivación provenía de fuera; sin embargo, ahora se considera que cada individuo no sólo se motiva a sí mismo, sino que a cada uno lo motivan impulsos diferentes. Si esto es así, el papel del supervisor en la motivación de su equipo de trabajo viene dada por su capacidad para influir sobre el otro y lograr que su personal adapte sus motivaciones internas a las necesidades de la empresa.

La motivación es duradera una vez que se ha logrado, y un elemento vital para ello es la confianza que usted deposite en su equipo. Se trata de que usted se autoconvenza de que sus colaboradores trabajan con iniciativa al tiempo que los alienta a hacerse responsables de sus tareas.

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Los 3 roles en las reuniones

Los 3 roles en las reuniones

Moderador

  • Fija en consenso el tiempo a dedicar a cada punto.
  • Abre y cierra cada punto (introduce y resume).
  • Dirige la discusión.
  • Centra el tema (evita divagaciones).
  • Se cuida de los acaparadores de palabra.
  • Hace hablar a los más callados.
  • Coordina tareas y responsabilidades.
  • Chequea tareas asumidas.
  • Pide evaluar la calidad de la reunión (últimos 2 minutos).

Time-keeper o minutero

  • Cuida el tiempo.
  • Avisa 2 minutos antes para cerrar el correspondiente punto.

Secretario

  • Escribe la minuta (en base al resumen del moderador).
  • Si el moderador no resume o cierra el punto, el secretario debe solicitárselo.
  • Las minutas deben ser de 1 página (máximo 2).
  • Deberán escribirse durante la reunión.
  • Deberán leerse y firmarse al final de la reunión.

Manejo de Reuniones

Manejo de reuniones

  • Conscientizar el sentido de inversión en la reunión (tiempo y recursos).
  • Convocar con tiempo, aclarar:
    • Hora de inicio y hora final.
    • Objetivo de la reunión.
    • Agenda.
    • Participantes (e invitados).
  • Tener una agenda clara y preestablecida:
    • Puntos fijos (recurrentes).
    • Puntos variables.
    • Puntos varios (no más de 2).
  • Definir participantes (sólo los necesarios).
  • Incluir invitado especial (si lo hay).
  • Decidir si se escribe minuta o no.
  • Definir quién recibe (adicionalmente a los participantes) copia de la minuta.
  • Para un excelente desarrollo se deben establecer 3 roles dentro de la reunión.
  • Hacer las tareas encomendadas.
  • Mantener las reuniones cortas, útiles y motivadoras.
  • Evaluar cada reunión (últimos 2 minutos).

Nota: Las 3 razones para una reunión son:

  1. Compartir información.
  2. Analizar situaciones y obtener feed-back.
  3. Generar decisiones (construir).

Rol del gerente en una reunión

rol del gerente en una reunión

Andrew S. Grove, fundador de Intel.

El esfuerzo del Gerente en las reuniones de staff debe estar orientado a mantener la discusión centrada, haciendo que los miembros del equipo carguen con el protagonismo de tratar los tema.

Recuerda que cuando el jefe es el que modera las reuniones, hay gran peligro de que se convierta en un “Aló presidente”, ya que los participantes se fijarán en el cargo y la jerarquía y tendrán temor de ser 100% abiertos, por lo que subyugarán sus opiniones a las opiniones del jefe.

Fases de la planificación

Actualmente la eficiencia de las empresas u organizaciones se mide por el alcance de sus objetivos y metas, lo cual parte del hecho de clarificar estos objetivos y general las condiciones para alcanzarlos. Estas condiciones están enmarcadas en el macro proceso POIES, es decir, en la promoción de acciones para Planificar, Organizar, Implantar, Evaluar y hacer Seguimiento a estas metas y la gestión de la unidad de trabajo. Acompañando a estos macro procesos, se requiere por parte de los supervisores y gerentes el ejercicio, tanto de autoridad, como del manejo de la disciplina de su unidad de trabajo, concebidas desde el respeto mutuo (la influencia y la responsabilidad compartida) y la participación activa de los supervisados como corresponsables del logro de los objetivos organizaciones.

Las fases del POIES en la supervisión se pueden resumir de la siguiente manera:

  • Planificar: preparar con anticipación las acciones a ejecutar para llevar a cabo las funciones y metas de la unidad y el propio POIES.
  • Organizar: asignar los recursos materiales, físicos y económicos; además de elaborar los procedimientos para que la planificación se convierta en acción.
  • Implantar: ejecutar lo planificado y organizado, de acuerdo a pautas preestablecidas y en condiciones óptimas para facilitar la gestión.
  • Evaluar: llevar a cabo el proceso de recolección y análisis de información para la toma de decisiones y para medir el impacto de las acciones implantadas sobre las personas y la organización.
  • Seguimiento: generar mecanismos para comprobar que lo planificado se aplica en la práctica real, reforzando lo alcanzado y proveyendo mecanismos remediales para las “dificultades” encontradas.

Lecciones del libro quien se ha llevado mi queso

quien se ha llevado mi queso

  • El cambio es un hecho. (el queso se mueve constantemente)
  • Prevé el cambio. (permanece alerte a los movimientos del queso)
  • Controla el cambio. (huele el queso a menudo para saber si se esta enmoheciendo)
  • Adáptate rápidamente al cambio. (cuanto antes se olvida el queso viejo, antes se disfruta del nuevo)
  • Cambia!!!! (muévete cuando se mueva el queso)
  • Disfruta el cambio!!! (saborea la aventura y disfruta del nuevo queso)
  • Prepárate para cambiar rápidamente y disfrutar otra vez. (el queso se mueve constantemente)